Informations- och kommunikationsplan för projektet Samverkan mellan universitet och högskolor i Sydost

Originaldokument (pdf)

Antagen av projektets styrgrupp den 14 februari 2005

1 Bakgrund

1.1  Målsättning
Samverkansprojektets övergripande målsättning är att ta fram förslag på samarbeten som resulterar i en framför allt ökad gemensam och enskild konkurrenskraft för lärosätena.

Beskrivningen av samverkansprojektet anger att en informations- och kommunikationsplan ska utarbetas. Lärosätenas informationschefer har gemensamt fått detta uppdrag. Planen har utarbetats i samarbete med projektledaren och godkänts av styrgruppen.

1.2  Kommunikationsplanens syfte
Kommunikationsplanens syfte är att stödja projektledaren i hans arbete att leda projektet samt att underlätta samverkansprocesserna mellan lärosätena och projektgruppernas arbete.

Kommunikationsplanen behandlar tiden från att den fastställdes av styrgruppen den 14 februari 2005 till tiden då projektet ska slutrapporteras den 30 september, dock längst till den 31 december 2005 för att täcka in besluts- och genomförandefaser.

Avrapporteringar kommer att ske månadsvis från projektledaren till styrgruppen.

1.3  Styrande dokument
Som underlag för arbete med denna plan har använts PM 2004-09-29 undertecknat av rektorerna gemensamt, samt projektbeskrivning 2004-09-29.

2 Nuläge

Samverkansprojektet påbörjades under oktober 2004. Projektledare är utsedd och elva delprojektgrupper är formerade. Arbetet i projektet bedrivs i dessa delprojektgrupper. Några av grupperna har redan innan projektet startade haft ett etablerat samarbete medan andra ännu inte kommit igång.

Kommunikationsarbetet kommer att bedrivas mot olika målgrupper och av ett flertal personer. Förutsättningarna för de tre lärosätena skiljer sig åt och de befinner sig i olika utvecklingsskeden.

Detta tydliggör behovet av en gemensam kommunikationsplan.

3 Projektets kommunikatörer

Projektledaren, rektorer och informationschefer vid lärosätena kommunicerar projektet i sin helhet. Medlemmar i respektive delprojektgrupp kan uttala sig för gruppens arbete.

Projektledaren tillsammans med informationscheferna synkroniserar informationen och integrerar den i befintliga kanalerna på respektive lärosäte.

3.1 Öppenhet
Projektets arbete ska bedrivas med stor öppenhet för att underlätta förankring och för att skapa kunskap om de olika lärosätenas verksamhet och förutsättningar.

3.2  Enhetlighet
För att uppnå hög kvalitet i den övergripande informationen ska offentliggörande av händelser av större vikt vara synkroniserad mellan lärosätena samt presenteras på ett enhetligt sätt.

4 Målgrupper

4.1  Interna målgrupper

• Medlemmar i arbetsgrupperna
• Personal
• Fackliga organisationer
• Styrelser och nämnder
• Studentkårer
• Studenter
• Ambassadörsgrupper

4.2  Externa målgrupper

• Media: Regionala och riksmedia
• Kommuner: Omfattar samtliga kommuner i de län där vi är verksamma. Kommunalråd, kommunchef, näringslivschef och informationschef, kommunala bolag och näringslivsprojekt
• Länsstyrelse: Landshövding, länsråd, informationschef, regionalekonomisk  enhet
• Regionförbund/Kommunförbud: Ordförande, kanslichef, informationsavdelning
• Landsting: Landstingsråd, landstigsdirektör, informationschef
• Riksdag: De tre länens riksdagsledamöter och deras sekreterare, samt ledamöter i berörda utskott
• Regering: Departementen med ansvar för utbildning, forskning, näringsliv och infrastruktur
• Myndigheter och verk: Högskoleverket, Banverket, Vägverket
• Forskningsfinansiärer: Vetenskapsrådet, Vinnova, KK-stiftelsen, Stiftelsen för strategisk forskning mfl.
• Näringsliv: Företrädare för näringslivsorganisationer, företagarföreningar och organisationer och större företag i regionen
• Studentorganisationer: Sveriges Förenade Studentkårer

5 Budskap och identitet

Avsändare för gemensam kommunikation som rör projektet och dess inre arbete är de tre lärosätena tillsammans. Projektet har ingen egen logotyp.

Kommunikationsarbetet ska inriktas på att på ett öppet och enhetligt sätt förmedla fakta kring projektets utveckling, resultat och framtidsutsikter.

Gentemot personalen ska i första hand följande budskap framhävas:

• Större möjligheter till erfarenhetsutbyte och att komplettera kompetenser mellan lärosätena
• En starkare påverkansmöjlighet nationellt och internationellt
• Förbättrade förutsättningar för extern finansiering

Till externa målgrupper ska följande grundbudskap tydliggöras:

• Kvalitetshöjning i grundutbildning och större valfrihet för studenter
• Kvalitetshöjning i forskning och forskarutbildning genom starkare forskningsmiljöer
• Samarbetet ger Sydostregionen större genomslag och därmed ökade möjligheter till tillväxt.

Nyckelord i kommunikationen är: Fokusering, synlighet, nytänkande, valmöjlighet, utvecklingskraft, optimism, stärkt konkurrenskraft, regional tillväxt.

6 Kanaler

Grunden för den interna kommunikationen är att integrera arbetet i befintliga kanaler på lärosätena. I första hand används befintliga informationskanaler på respektive lärosäte. För att förstärka informationen till anställda, deras familjer och regionala aktörer används även regionala media. Det är dessutom viktigt att kommunicera via riksmedia när så är möjligt.

7 Aktivitetsplan

De första åtgärderna är redan vidtagna eller under arbete:

• Gemensam webbsida lanseras i februari
• Kommunikationsplanen presenteras och diskuteras vid gemensamt projektmöte i mars
• Gemensam sändlista för projektets kommunikationsbehov

Följande kan genomföras på initiativ av projektledningen:

• Debattartiklar i sydostpress
• Presskonferens i anslutning till gemensamt styrelsesammanträde i Ronneby den 29 april
• Gemensam publikation för att öka kunskapen om projektet hos personalen vid de tre lärosätena att delas ut vid styrelsemötet i april
• Medieaktivitet för att tydliggöra svårigheterna att resa mellan de tre lärosätena.
• Debattartikel i rikspress
• Gemensam bilaga i Sydostpress i samarbete med regionala aktörer under hösten i samband med projektets slutrapport
• Presskonferens på nationell nivå på plats i Stockholm när projektets fortsättning är beslutad
• Stödjande studentaktiviteter under projekttiden som drivs av studentkårerna gemensamt

8 Budget

Lönekostnader för i kommunikationsarbetet medverkande deltagare från de tre lärosätena finansieras internt av respektive lärosäte liksom deltagarnas kostnader för resor och logi i samband med aktiviteternas genomförande.

Externa kostnader för informations- och kommunikationsaktiviteter tas inom projektets budget och ska godkännas av projektledaren.

Karin Alvelid, informatör och Helena Rydén, Kommunikationsstrateg, Högskolan i Kalmar, Lennarth Förberg, informationschef, Blekinge Tekniska Högskola, Håkan Jalling, informationschef, Växjö Universitet